Perchè una matrice delle competenze
Riconoscere le competenze di un gruppo di Persone può aiutare chi le gestisce a decidere come assegnare i compiti in modo più efficace, sostenibile e produttivo.
Una tecnica per comprendere meglio le competenze di ciascun membro del team e identificare le aree che devono sviluppare è utilizzare una matrice delle competenze.
Quando si progettano processi operativi o si formano team di progetto, è sempre utile sapere quali capacità, competenze, conoscenze, credenziali e certificazioni hanno tutte le Persone dell’organizzazione.
Le matrici delle competenze sono strumenti eccellenti per mostrare e tenere traccia di tutte queste informazioni in modo semplice e ordinato.
Questo articolo può aiutarti a capire quanto può essere utile per una azienda, un gruppo o un’organizzazione, a prescindere dalla dimensione, determinare quali abilità e competenze possiedono i i singoli individui componenti il gruppo e in che modo ciò può influire sulla profittabilità a lungo termine dell’azienda.
La matrice delle competenze è quello strumento che facilita la gestione manageriale delle persone e l’apprendimento e lo sviluppo di ogni singolo componente per formare team migliori dal punto di vista delle relazioni e più performanti, dal punto di vista dei risultati.
Cos’è una matrice delle competenze
In questo articolo ti racconterò cos’è una matrice delle competenze, perché è utile se sei o diventerai un manager che gestirà Persone e risorse e come crearne una per il tuo team.
Ma prima, se ancora non ci conosciamo, lascia che mi presenti. Sono Davide Etzi e sono uno Psicologo del lavoro e delle organizzazioni ed un Economista comportamentale, oltre che un Executive Coach . Sono specializzato in Psicologia manageriale e in sostanza, lavoro con Persone, Gruppi e Organizzazioni nelle evoluzioni e nei processi di cambiamento, con particolare focus sul supporto e sviluppo di competenze e potenziale.
Una matrice delle competenze è uno strumento che mostra la competenza delle persone in conoscenze e competenze specifiche e la loro disponibilità a lavorare su incarichi che richiedono tali abilità e conoscenze.
Sia che tu abbia il controllo su chi è assegnato al tuo team di progetto o che le persone siano assegnate al tuo team senza il tuo coinvolgimento, è importante capire di cosa è capace ogni membro del team.
Una matrice delle competenze è una tecnica utilizzata sul posto di lavoro per identificare i talenti necessari a un team per eseguire con successo un progetto.
Gestisce, pianifica e tiene traccia dei talenti esistenti e desiderati per una determinata funzione, team, dipartimento, progetto o azienda.
Le organizzazioni possono facilmente vedere dove i dipendenti hanno successo e dove devono migliorare costruendo una matrice delle competenze.
Una matrice delle competenze ben progettata è vantaggiosa per un’azienda poiché può aiutare i responsabili delle risorse umane e gli specialisti della formazione e dello sviluppo, nella creazione di programmi di formazione personalizzati per ciascuna persona.
Può anche aiutarti a risparmiare denaro sulle spese generali e migliorare umore, benessere e sostenibilità dei carichi di lavoro delle persone.
Inoltre, l’adozione di una matrice delle competenze ti aiuterà a vedere a colpo d’occhio chi ha le competenze per essere assegnato a compiti peculiari o particolarmente strategici per l’organizzazione.
Benchè sia fondamentale fornire al personale competenze ampie e particolari quando si crea un team ben bilanciato, è anche vero che non tutti raggiungeranno lo stesso livello di competenza, quindi si rivela necessario sapere quale potrebbe essere scelta migliore quando si è alla ricerca di una particolare abilità.
Un progetto può richiedere una competenza mediocre in numerosi compiti, oppure possono essere richieste varie persone con grandi capacità in diverse abilità.
In ogni caso, avere diversi livelli nella matrice delle competenze impostati per ogni Persona, fin dall’inizio, può aiutarti a selezionare la persona ideale per ogni progetto.
Di seguito è riportato un esempio di una semplice per matrice di competenze per un team che lavora in ambito consulenza e formazione:
Perchè è importante sviluppare una matrice di competenze
Lo sviluppo delle Persone e di un modello di competenze una delle responsabilità più critiche dei responsabili delle risorse umane e dei professionisti della formazione e dello sviluppo delle persone.
Le aziende possono ottenere un vantaggio competitivo, aumentare la redditività e migliorare la fidelizzazione valutando le prestazioni dei dipendenti e formandoli sulle competenze pertinenti.
Secondo il Linkedin Workplace Report 2022, il 94% dei dipendenti ha affermato che se i loro datori di lavoro avessero investito di più nel loro apprendimento e sviluppo, sarebbero rimasti più a lungo. Dall’inizio dell’epidemia di coronavirus, le dinamiche di reclutamento, licenziamento e lavoro sono cambiate radicalmente.
Secondo un’analisi IPSOA è chiara la recessione del talento. Si parla di talent shortage per delineare quella situazione in cui vi è una chiara carenza di talenti, inteso come mancanza di competenze allineate al bisogno delle aziende che investono per sostenere le sfide contemporanee e future.
É decisamente arrivata l’epoca in cui le aziende, gli imprenditori ed i manager ritengono che la riqualificazione e l’aggiornamento delle competenze così come della cura del benessere dei talenti e delle Persone sia una priorità assoluta per loro.
La difficoltà nell’individuare un modello di competenze
Tuttavia, non è sempre facile decidere quali competenze siano necessarie per preparare le Persone a progetti e difficoltà futuri. Una matrice delle competenze può aiutare in questa situazione.
La matrice delle competenze assiste i responsabili delle risorse umane offrendo una rappresentazione visiva delle competenze delle Persone. Può identificare la carenza di talenti, assegnare le risorse a progetti appropriati e creare programmi di formazione per gestire il “talent shortage” ed il gap di competenze.
Le matrici sono più che mai necessarie per le aziende che hanno adottato approcci di gestione del pool di talenti. I responsabili delle risorse umane e i capi progetto sono i più propensi ad utilizzarle.
È possibile rilevare eventuali punti deboli o punti deboli in termini di competenze e chi ha particolari qualifiche e accreditamenti per svolgere una determinata attività, utilizzando le matrici delle competenze.
Vantaggi delle matrici delle competenze
Esaminiamo più in dettaglio come una matrice delle competenze potrebbe essere un grande supporto e un vantaggio per le Persone e le organizzazioni
1. Determinazione di compiti e criteri critici
Poiché illustrano i talenti e le qualifiche all’interno dell’azienda in modo semplice e conciso, le matrici delle competenze ti consentono di identificare rapidamente e senza sforzo lavori importanti e requisiti attuali senza sforzo e rapidamente.
Probabilmente ci sono alcuni compiti nella tua azienda che solo poche persone sono qualificate per svolgere. Se questo è il caso, puoi ideare una strategia per formare e qualificare più personale per svolgere queste attività vitali.
2. Identificare le persone “giuste”
Puoi utilizzare una matrice delle competenze per trovare le persone adatte per il lavoro, l’attività o il progetto. Aiuterà i manager a informare i team migliori e più produttivi e a riempire i posti vacanti con le persone migliori per il lavoro.
3. Determina quali abilità mancano
Le matrici delle competenze possono aiutarti a capire quali competenze ti mancano in un team, in un dipartimento o nell’intera azienda.
Se i tuoi dipendenti non dispongono di competenze o competenze fondamentali per l’azienda, mentre i tuoi concorrenti lo fanno, la tua azienda si troverà in uno svantaggio significativo.
4. Determinare la disconnessione tra dipendenti, team e reparti
Sapere dove ti mancano le competenze necessarie potrebbe aiutare la tua azienda a risparmiare tempo e denaro.
5. Tieni traccia dello sviluppo dei tuoi dipendenti.
Le matrici delle competenze forniscono informazioni al dipartimento formazione e sviluppo, che possono essere utilizzate per identificare quale formazione è richiesta per i dipendenti. Possono trovare opportunità di formazione utilizzando la matrice delle competenze.
La matrice delle competenze può anche essere utilizzata come quadro per la pianificazione e lo sviluppo della carriera dei dipendenti. Creare un percorso di apprendimento è più facile quando sai quali competenze sono richieste per il livello o la promozione successivi.
Utilizzando una matrice di competenze, è semplice trovare le persone nella tua azienda che hanno le competenze più preziose e tenere traccia dell’avanzamento del personale importante.
Questi sono dipendenti cruciali ed è fondamentale sapere chi sono e se sono felici o meno.
Può anche identificare i dipendenti che meritano di essere promossi o ringraziati.
6. Assistere le risorse umane nell’identificazione del candidato ideale
È più semplice capire quale set di competenze hai perso e chi devi assumere se qualcuno lascia la tua azienda quando utilizzi una matrice delle competenze.
Aiuta il dipartimento delle risorse umane a semplificare il processo di assunzione e ad assumere persone con le competenze appropriate, ottenendo un processo più efficiente e un prodotto finale migliore.
7. Fornisce adattabilità e versatilità
Le matrici delle competenze sono strumenti incredibilmente flessibili e versatili che i team possono utilizzare. Permettono inoltre di progettare soluzioni personalizzate. I dipendenti sono assistiti nell’identificare i loro punti di forza e di debolezza.
I dipendenti possono utilizzare la matrice delle competenze per determinare i propri punti di forza e limiti. Questa conoscenza può aiutarli a selezionare progetti e compiti che si adattano bene alle loro capacità, consentendo loro anche di lavorare sulle loro carenze.
8. La mobilità interna all’organizzazione migliora.
Il movimento dei dipendenti all’interno di un’organizzazione è indicato come mobilità interna. Le aziende potrebbero utilizzare una matrice delle competenze per collocare il personale interno in ruoli invece di cercare il candidato perfetto al di fuori dell’azienda.
9. Identificare le esigenze di formazione e assegnare gli incarichi utilizzando la matrice delle competenze
Creare iniziative di formazione e sviluppo per i dipendenti nell’avanzamento della loro carriera. Prendi in considerazione l’idea di coinvolgere un formatore per offrire un seminario se qualcuno dei tuoi dipendenti non ha determinate abilità.
Come creare un modello di competenze e una matrice nella tua azienda
Una matrice delle competenze può essere creata seguendo i passaggi che seguono:
Fase 1: Determinare le competenze del progetto
Ogni progetto ha il proprio insieme di conoscenze e competenze necessarie. Determina quali componenti sono fondamentali, quali competenze sono essenziali e quali talenti specializzati sono ancora necessari. Queste competenze dovrebbero essere divise e collocate sul lato sinistro della matrice delle competenze.
Le competenze trasversali come la comunicazione, la collaborazione e l’intelligenza emotiva sono importanti tanto quanto le competenze tecniche o di base.
Un ingegnere del software che lavora con un cliente, ad esempio, deve essere esperto nel lavoro di squadra e nella comunicazione, oltre a capacità tecniche come la programmazione e l’analisi dei dati.
Passaggio 2: Determinare i punti di forza e di debolezza di ogni persona
Ora conduci interviste con tutti i membri del team o del gruppo. Discutere le loro capacità, conoscenze e passioni in relazione agli obiettivi del progetto o dell’attività. Spiega che stai cercando il giusto livello di competenza per il lavoro in modo che alle persone giuste possano essere assegnate le giuste responsabilità.
I metodi dei datori di lavoro per valutare i talenti della loro forza lavoro differiscono da un’organizzazione all’altra.
Di seguito sono riportati alcuni metodi comuni per classificare e classificare le capacità dei dipendenti:
- Raccomandazioni del proprio responsabile o diretto supervisore.
- Richiedere ai lavoratori di autodichiarare i propri talenti, interessi e livello di competenza.
- Valutazioni graduate tramite sessioni di Coaching ed Assessment, per un lavoro più accurato.
Passaggio 3: determina se i dipendenti sono interessati o meno a lavorare per te
Quando si determinano le competenze individuali, è anche fondamentale considerare se le persone sono disposte ad assumersi varie responsabilità. Cerca di capire perché qualcuno non è interessato a eseguire un compito in modo da poterlo adattare a qualcosa di più attraente per lui.
Passaggio 4: compilare la matrice delle competenze con tutte le informazioni
Excel è uno degli strumenti più frequenti per la creazione di una matrice delle competenze, nelle piccole aziende, ma esistono ormai numerso software house con dei prodotti interessanti.
Per creare una matrice delle competenze in un documento Excel, seguire le istruzioni riportate di seguito.
- Crea una tabella o una matrice chiamata “Abilità o Competenza” con le abilità indicate nella prima colonna.
- Nella colonna “Nome”, scrivi orizzontalmente i nomi dei membri del team.
- In Nome, aggiungi le colonne “Competenza” e “Interesse”.
- Aggiungi le informazioni sulla tua abilità e sul livello di interesse che hai raccolto in precedenza.
Questo ti darà un’idea delle capacità di ciascun dipendente. Ordina le abilità in gruppi a seconda del loro valore nel completare un progetto pratico.
Errori importanti da evitare quando sviluppi un modello di competenze
Ci sono alcuni errori di base da evitare quando si costruisce modello di competenze ed una conseguente matrice:
- Non costruire una matrice delle competenze senza esaminare i talenti richiesti per un progetto di successo. Ciò garantirà che il tuo approccio sia completo, considerando sia i punti di vista dei dipendenti che quelli dell’azienda.
- Ricorda di evidenziare i talenti necessari per il successo in ogni ruolo.
- Ricorda di assegnare le competenze ai membri del team e ai ruoli secondo necessità. Ciò assicurerà che la matrice delle competenze sia accurata.
Conclusione
Quando a una squadra mancano alcune abilità chiave, si parla di carenza di competenze
Ricorda che i modelli di competenze e le conseguenti matrici non sono vezzi da manager delle Risorse Umane delle big corporates, ma strumenti strategici e manageriali ormai indispensabili anche per le PMI e le micro imprese.
Tools necessari per raggiungere gli obiettivi, gestire la complessità del mercato, gestire la soddisfazione, il benessere e la crescita delle Persone e delle Aziende.
Diventano, inoltre, importantissimi strumenti di reclutamento e inserimento di nuove persone, facendo risparmiare tempo, energia e denaro all’organizzazione.
Se ti interessa approfondire l’argomento per Te o per la tua organizzazione non esitare a contattarmi cliccando proprio qui.
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Alla prossima
Davide
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Dott. Davide Etzi
Psicologo, Psicoeconomista, Executive Coach e Terapeuta [www.davideetzi.it]
Consulente in management e sviluppo delle Persone nelle Organizzazioni [www.humanev.com]
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