Con molta probabilità negli ultimi anni avrai sentito parlare diverse volte dei processi di change management.
Spesso i progetti di cambiamento organizzativo assumono i nomi più fantasiosi ma afferiscono sempre a dei processi che vogliono portare ad un risultato sociale, organizzativo o di business, desiderato.
I processi di cambiamento sono innanzitutto processi di percezione di cambiamento da parte delle Persone.
Sono quindi processi, ed eventi che hanno a che vedere soprattutto con le Persone, le loro percezioni e i loro sentimenti.
Se questo concetto non è adeguatamente introiettato nel percepito delle Persone che vivono l’organizzazione, possiamo avere a disposizione i migliori ingegneri gestionali, i migliori modelli statistici predittivi relativi ai processi, le migliori slide e conferenze di kick off ad effettivo scenico, ma se le Persone non sono adeguatamente coinvolte e intimamente ingaggiate, i risultati saranno, nella migliore delle ipotesi, tiepidi.
Al fine di attivare un processo che porti i risultati sperati ci vengono in aiuto la psicologia cognitiva e l’economia comportamentale.
Voglio spiegarti in questo breve articolo cosa sono i processi di change management, o di gestione del cambiamento, come funzionano, e come possono impattare la tua quotidianità lavorativa.
Prima però lascia che mi presenti: sono Davide Etzi e sono uno Psicologo del lavoro e delle organizzazioni ed un Economista comportamentale. Lavoro con Persone, Gruppi e Organizzazioni nelle evoluzioni e nei processi di cambiamento, con particolare focus sullo sviluppo di competenze e potenziale, utilizzando le metodologie del coaching e della consulenza applicata ai contesti sociali e organizzativi.
Ed ora entriamo nel magico mondo della teoria e della pratica del cambiamento organizzativo.
Cos’è il Change Management o Processo di gestione del cambiamento
Il processo di change management riguarda la definizione di una serie di attività che un’azienda, un ente, un’istituzione, svolge nell’apportare modifiche ai propri sistemi, processi e struttura organizzativa, ma soprattutto nell’apportare cambiamenti culturali e comportamentali nelle Persone coinvolte nel risultato che si vuole ottenere.
Il processo consiste in sostanza nel comunicare efficamente le informazioni sulle modifiche, raccogliere feedback dalle Persone e apportare ulteriori modifiche per fare in modo che le attività procedano senza troppi intoppi generati dal processo di cambiamento stesso.
Si tratta anche di apportare le modifiche necessarie per adattarsi alle esigenze mutevoli (o di fatto già mutate) di un’organizzazione.
La delicatezza di questo intervento si evince dal momento in cui il processo riguarda l’apporto di cambiamento verso un nuovo risultato organizzativo desiderato dove allo stesso tempo è necessario preservare il mantenimento della ordinaria operatività aziendale alla massima efficienza.
Come funzionano i processi di Change Management
Le tre principali fasi di un processo di Change management sono 3:
- La pianificazione
- L’esecuzione
- Il monitoraggio
La fase della pianificazione consiste nell’identificare le modifiche e il cambiamento che si vuole raggiungere e nel determinare le modalità, le azioni e le strategie con le quali tale cambiamento vuole essere raggiunto.
La fase di esecuzione consiste nell’apportare le modifiche che sono state identificate durante la fase di pianificazione e lavorare operativamente nell’apporto di tali modifiche
La fase di monitoraggio riguarda invece la valutazione dei cambiamenti apportati e le relative riflessioni delle modalità con cui essi hanno impatto sull’organizzazione, con eventuale apporto di azioni correttive necessarie.
I modelli di Change Management più utilizzati nelle organizzazioni
Il paragrafo vuole essere appositamente molto schematico e dar luogo a degli spunti di approfondimento successivo, sono modelli che porto nei programmi di gestione del cambiamento organizzativo e che vengono utilizzati relativamente al contesto e alla portata stessa del cambiamento da apportare.
I modelli al momento più utilizzati sono i seguenti:
- ADKAR
- Lussier – Lewin
- Ciclo Psicologico del Cambiamento
Modello ADKAR
- Per un approfondimento del modello di intervento ADKAR, leggi qui l’articolo più tecnico scritto qualche settimana fa.
Troverai lo spunto del funzionamento del modello e dettagli sul come implementarlo nel tuo sistema organizzativo.
Modelli di Lussier e Lewin
2. Per lo schema di Lussier – Lewin vedi di seguito le due rapprensentazioni grafiche
Modello del Campo delle Forze di Lewin
Modello del Ciclo Psicologico del Cambiamento
Di seguito il modello del “Ciclo Psicologico del Cambiamento”
Come gestire il cambiamento organizzativo
Il primo passo nel processo di gestione del cambiamento consiste nell’analizzare lo stato attuale dell’organizzazione.
Ciò implica esaminare i sistemi, i processi e l’infrastruttura attuali e determinare quali modifiche sono necessarie per mantenere le attività alla massima efficienza.
Questo è anche un buon momento per condurre una revisione della struttura organizzativa, ovvero il modo in cui Persone e Ruoli sono pensati e organizzati, e determinare se l’attuale struttura organizzativa è ancora adeguata alle esigenze dell’azienda che cambiano e cambieranno.
È anche una buona idea condurre una revisione sul benessere delle Persone, procedere con indagini di clima organizzativo e programmi di sviluppo, come formazione manageriale e coaching, per individuare aree di intervento al fine di mantenere l’attività in funzione alla massima efficienza, sia durante il cambiamento sia dopo che i risultati desiderati sono stati conseguiti.
Analizzare lo stato attuale dell’azienda comporta l’esecuzione di quella che viene chiamata “Gap Analysis”, condotta al fine determinare cosa manca all’organizzazione nel momento in cui viene attivato il processo di cambiamento e cosa si vuole ottenere, una volta che il cambiamento viene messo in atto.
Il secondo passo è la conduzione di un’analisi strategica per determinare le modalità con cui verrà utilizzato il processo di change management per colmare tali lacune.
Dall’analisi del divario e dall’analisi della strategia, il passaggio successivo consiste nello sviluppo di un piano di gestione del cambiamento.
Il processo di gestione del cambiamento
1. Identificare le aree che verranno migliorate nel change management
È fondamentale identificare le aree che devono essere modificate.
Rientra in questa categoria anche l’identificazione delle risorse e soprattutto delle Persone che faciliteranno il processo e prenderanno l’iniziativa.
È importante sottolineare ancora quanto l’ingaggio di tutte le Persone sia fondamentale per la buona riuscita del processo. Individuare gli agenti di cambiamento per ogni funzione, formarli, coinvolgerli, far sviluppare la leadership giusta per portare l’organizzazione al risultato desiderato.
2. Rendere noto a tutti il cambiamento che si vuole ottenere col processo di Change Management
Le parti interessate sono organizzate in più livelli, tra cui la direzione, le persone di tutte le funzioni e a tutti i livelli e ruoli, i sostenitori del processo e coloro che sono direttamente responsabili dell’implementazione della nuova normalità organizzativa, una volta che il cambiamento sarà ottenuto.
Poiché ognuno ha aspettative ed esperienze diverse, è richiesto un altissimo livello di consenso diffuso a tutti i livelli organizzativi.
Questo vuol dire che nonostante sia tutto ottimamente pianificato ed ogni fase abbia una sua procedura di implementazione che prevede, tempi, risorse e formazione dedicata, è necessario procedere con pazienza, coinvolgimento e tanta comunicazione da parte di tutti gli attori promotori del processo di cambiamento.
3. Prepararsi al futuro col Change Management
Ci sono tre componenti principali di una “tabella di marcia”: il punto di partenza, il percorso da intraprendere e la destinazione finale.
Fornire un approccio in più fasi piuttosto che un’ondata di imprevisti “ampi aggiustamenti” è una caratteristica vitale della pianificazione.
Ciò comporta la descrizione del progetto in fasi esplicite con obiettivi misurabili, incentivi, misurazioni e analisi.
Ad esempio, una strategia di gestione delle modifiche ben pianificata e regolamentata per i servizi di tecnologia dell’informazione ridurrà significativamente l’impatto delle modifiche dell’infrastruttura IT sull’azienda.
Come regola generale, è meglio essere pazienti durante tutta la procedura ed evitare di prendere scorciatoie.
4. Mettere a disposizione risorse e dati per la valutazione
L’identificazione delle risorse e l’erogazione di finanziamenti sono componenti critiche del processo di pianificazione.
Infrastrutture, apparecchiature e sistemi software sono esempi di tali elementi. Considerare gli strumenti che saranno necessari per la rieducazione, la riqualificazione e una rivalutazione delle priorità e delle pratiche attuali.
Molti modelli identificano la raccolta e l’analisi dei dati come un componente sottoutilizzato.
Grazie alla chiarezza di una chiara rendicontazione sui progressi, è possibile migliorare la comunicazione, garantire che gli incentivi siano distribuiti in modo corretto e puntuale e identificare e misurare i risultati raggiunti e le tappe fondamentali.
5. Utilizzare la comunicazione strategica come chiave efficace per il successo del Change Management
Nella pratica della gestione del cambiamento , questo è indicato come il “filo d’oro” che attraversa l’intero processo. La comunicazione è essenziale nel processo di identificazione, pianificazione, integrazione e implementazione di un piano di gestione del cambiamento di successo.
Le culture di gruppo sono caratterizzate da realtà psicologiche e sociologiche. I partecipanti esistenti portano sul tavolo una ricchezza di informazioni, abilità ed esperienze.
Tuttavia, hanno ordini gerarchici, confini territoriali e convenzioni aziendali che devono essere affrontate.
Assicurarsi che tutte le persone coinvolte nel processo abbiano linee di comunicazione chiare e aperte durante tutto il processo è essenziale in tutti i processi di cambiamento.
Gli approcci promuovono la trasparenza e i sistemi di comunicazione bidirezionale che consentono alle persone di esprimere i propri problemi, per rendere noto in modo tempestivo ciò che funziona e modificare ciò che non funziona, continuamente e in tempo reale.
La resistenza al cambiamento: il vero problema del Change Management
La resistenza al cambiamento è un evento comune nella gestione del cambiamento e può compromettere il successo di un progetto.
La maggior parte dell’opposizione è motivata dalla paura dell’ignoto.
Sorge anche perché esiste un livello significativo di rischio connesso al cambiamento: il pericolo di avere un’influenza sulle dipendenze, il rischio di non ottenere un ritorno sull’investimento e il rischio di dedicare il budget a qualcosa di nuovo. Anticipare e prepararsi all’opposizione fornendo alla leadership le competenze necessarie per gestirla aiuterà nella transizione graduale da uno stato all’altro.
Change management e cultura organizzativa
Il cambiamento è un processo che avviene su base continua. Dopo aver raggiunto il tuo obiettivo, non devi diventare compiacente o pigro. Esamina le tue attuali procedure aziendali su base costante per individuare opportunità di miglioramento. Utilizzando questo metodo, sarai in grado di identificare potenziali blocchi che potrebbero verificarsi a causa del nuovo sistema che hai installato.
Se non incorpori tutto ciò nella cultura pre-esistente sarà difficile ottenere grandi benefici, ma è anche vero che possono essere fatti importanti interventi per il cambiamento culturale.
Celebrare gli step raggiunti
È un aspetto vitale del successo di qualsiasi progetto. Quando si gestisce un cambiamento durante tutto il suo ciclo di vita, è fondamentale riconoscere e celebrare i risultati raggiunti dalle persone coinvolte.
Ciò aiuterà sia nell’adozione della metodologia di gestione del cambiamento che nell’adozione del cambiamento stesso.
L’opportunità di apportare un cambiamento
Il cambiamento può essere un processo duro e spesso doloroso, ma è anche un processo che potremmo definire “naturale”.
Intendo dire che poiché è un processo che in qualche modo accade per inerzia, può essere un’ottima idea fare in modo la direzione divenga volontaria e relativa ad un risultato anziché essere a caso e spesso rapsodico.
Se desideri progettare un cambiamento per Te, per la tua organizzazione o per le tue Persone, o vuoi approfondire meglio i temi della psicologia del lavoro e dello sviluppo organizzativo , ti invito a chiedere una prima consulenza cliccando proprio qui.
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Alla prossima
Davide
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Dott. Davide Etzi
Psicologo, Psicoeconomista, Executive Coach e Terapeuta [www.davideetzi.it]
Consulente in management e sviluppo delle Persone nelle Organizzazioni [www.humanev.com]
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